Những sự kiện diễn ra ít nhiều đều gặp phải những rắc rối, bắt buộc người trong cuộc phải cùng nhau giải quyết để không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ đã cam kết với khách hàng. Nếu như không giải quyết kịp thời, nhanh chóng thì những rắc rối này sẽ khiến ban tổ chức và đối tác gặp phải những hậu quả khó lường.
Khi gặp phải những rắc rối này, bạn cần bình tĩnh và giải quyết chúng như sau:
Tham khảo cty du lich uy tín, chất lượng tại đây
1. Thay đổi địa điểm
Thay đổi địa điểm là một trong những rắc rối thường gặp nhất trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì nhiều lý do, địa điểm đã lựa chọn bất ngờ hủy bỏ hợp đồng, hoặc phía đối tác muốn tổ chức một nơi rộng lớn hơn. Tất cả đều khiến quá trình tổ chức sự bị xáo trộn.
Do đó, trước khi ký hợp đồng, người tổ chức cần thương lượng kỹ càng với đối tác về địa điểm tổ chức, ràng buộc bởi các điều khoản trong hợp đồng để tránh tình trạng thay đổi vào giờ chót. Nếu sự việc đã xảy ra, người tổ chức buộc phải liên hệ với các bộ phận trong thời gian sớm nhất có thể để họ chủ động thay đổi địa điểm.
2. Thay đổi thời điểm
Thay đổi ngày giờ tổ chức cũng là 1 trong những rắc rối lớn thường gặp. Nếu thời điểm chậm đi vài ngày thì ban tổ chức sự kiện có thêm thời gian chuẩn bị nhưng cũng không tránh khỏi việc công việc bị chồng chéo với sự kiện tiếp theo. Nếu thời điểm diễn ra sự kiện sớm hơn dự định, các bên phải gấp rút chạy chương trình, địa điểm, nhân sự đều có sự thay đổi, gây khó khăn cho các bộ phận.
Tất cả thay đổi đều gây ra những thiệt hại nhất định, do đó các bên cần phải trao đổi kỹ lưỡng về thời gian diễn ra sự kiện. Ví dụ, nếu có thay đổi thì phải báo trước 10 ngày hoặc bồi thường hợp đồng,…
3. Làm việc với khá nhiều đầu mối
Đừng ôm đồm nhiều việc cùng lúc, bởi như thế chỉ khiến bạn mệt mỏi và quá tải công việc. Hãy chia sẻ công việc cho từng bộ phận, họ sẽ giúp bạn thực hiện những phần khác nhau của chương trình. Như vậy, công việc sẽ diễn ra nhanh hơn, bài bản hơn và hiệu quả hơn.
4. Chậm chạp trong hợp đồng, tiền bạc
Nên nhờ sự can thiệp của kế toán hoặc người có thẩm quyền nếu đối tác chậm trễ ký hợp đồng và thanh toán tiền tạm ứng. Tiền bạc là vấn đề tế nhị và việc chậm trễ này có thể kéo theo việc chậm trễ khi giao dịch với những đối tác cung cấp thiết bị, nhân sự khác.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Sau khi thực hiện xong event mà khách hàng lấy lý do không chịu thanh toán. Bạn nên nhờ bộ phận kế toán can thiệp và thu hồi các khoản nợ. Bởi vì kế toán có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh sự việc này hơn.
6. Đối tác tham gia vào toàn bộ chương trình
Có những khách hàng kĩ tính, họ sẽ tham gia vào sự kiện và góp ý cũng như thể hiện những yêu cầu cho phù hợp với mong muốn của họ. Trong trường hợp những ý kiến đó không khả thi hoặc khó thực hiện, bạn hãy giải thích rõ với họ về những khó khăn đang gặp phải.
Trên đây là một số chia sẻ về những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện và 1 số giải pháp. Mong rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình tổ chức sự kiện, để mang về một kết quả thành công tốt đẹp.